0

Stakeholder Management

Stakeholder Management

 
Stakeholder Management is het proces van het managen van Stakeholders op een dusdanige manier dat alle Stakeholders in het project tevreden zijn.
 
Stakeholder Management is één van de belangrijkste kritische succes factoren bij het falen of slagen van projecten. In alle publicaties over falende projecten staat slecht Stakeholder Management in de top tien. En dan vaak ook nog met stip bovenaan!
 
Reden genoeg dus om als Project Manager continu te werken aan het verbeteren van Stakeholder Management in het project! Want hiermee staat of valt het succes van jouw project. Lees hier verder hoe je Stakeholder Management een boost kan geven:
 

 
 

 
 

Stakeholder Management: het spel en de knikkers:

 
Stakeholders zijn alle belanghebbenden bij een project. Dit zijn veel meer mensen dan je waarschijnlijk zou verwachten en dat is dan meteen ook het eerste probleem. Zorg dus dat je een totaal overzicht hebt van alle betrokkenen en hou dit up-to-date, want dit zal gedurende het project continu aan verandering onderhevig zijn.
 
Maak daarom een overzicht van alle Stakeholders in jouw project. Dit doe je het handigste door na te denken over de verschillende rollen die mensen hebben:

• Opdrachtgever(s): ieder project wordt geïnitieerd en aangestuurd door één of meer Opdrachtgevers; wie zijn dat in jouw project?
• Klanten: een project moet uiteindelijk altijd meerwaarde opleveren voor klanten. Dit kunnen interne of externe klanten zijn. Wie zijn de klanten van jouw project?
• Overheid: vaak hebben centrale of decentrale overheden ook een belang bij het project. Bijvoorbeeld als het gaat om bepaalde wet- en regelgeving waar je rekening mee moet houden. Welke overheidsorganisaties spelen een rol in jouw project?
• Projectmedewerkers: iedereen die dagelijks of wekelijks meewerkt aan het project, heeft uiteraard een groot belang bij het wel en wee van het project. Wie zijn dat allemaal in jouw project? Deze groep is vaak groter dan je denkt. Zelfs een receptioniste die regelmatig de bezoekers ontvangt binnen jouw project, kan van belang zijn om te vriend te houden.
• Leveranciers: ieder project heeft leveranciers; zowel binnen als buiten de organisatie. Het is belangrijk om een goed overzicht te hebben van alle leveranciers. In sommige gevallen kan het zelfs belangrijk zijn te weten wie de leveranciers van jouw leveranciers zijn!

Overige belangengroeperingen binnen de organisatie: denk bijvoorbeeld aan de ondernemingsraad of aan de Change Advisory Board (CAB).

• Overige belangengroeperingen buiten de organisatie: denk bijvoorbeeld aan milieu-organisaties of plaatselijke middenstanders die een voordeel of nadeel kunnen zien in jouw project.
• Investeerders / eigenaren: afhankelijk van het project kunnen ook de investeerders in of eigenaren van de organisatie een belangrijke rol spelen in jouw project. Wees je daarvan bewust en speel daar op in.

Een ander handig hulpmiddel om snel een goed overzicht te hebben van alle stakeholder doelgroepen is het DESTEP analyse model ten behoeve van een stakeholdersanalyse.
 
 

Het Stakeholder Management proces:

 
Zoals je hier boven hebt kunnen zien, zijn Stakeholders te verdelen in een grote diversiteit aan doelgroepen en zijn het er meer dan je denkt! Zorg er daarom voor dat je niemand vergeet en dat je alle kikkers in de kruiwagen houdt! Dit doe je door op een gestructureerde wijze om te gaan met het managen van je Stakeholders van jouw project.
 

Stap 1: Inventariseer alle Stakeholders:

 

Maak een Stakeholder Map:

Ga na welke groepen Stakeholders jouw project heeft. De meeste projecten hebben ongeveer dezelfde stakeholder groepen. En omdat ieder project uniek is, kan het zomaar zijn dat jouw project ook een unieke stakeholdergroep heeft, die de meeste andere projecten niet hebben. Ga daarom goed na of je alle doelgroepen hebt gehad.
 
Het handigste doe je dit door een Stakeholder Map te maken, zoals je hieronder een voorbeeld ziet. Daarmee hou je het overzicht. Bovendien is het handig om als “praatplaat” te gebruiken op het moment dat je de Stakholder Map bespreekt met je projectteam.
 

 
 

Identificeer alle Stakeholders:

Ga daarna per doelgroep na welke personen er in zitten. Maak in eerste zelf een overzicht, maar betrek daarna vooral ook je team en andere experts erbij, om zeker te weten, dat je niemand over het hoofd hebt gezien.
 
 
Nadat alle Stakeholders zijn geïdentificeerd komt de volgende belanrijke stap, namelijk het uitvoeren van een stakeholdersanalyse:
 
 

Stap 2: Maak een Stakeholdersanalyse

 
Ga per Stakeholder na welke belangen hij of zij heeft bij jouw project. Heb je te maken met een voor- of tegenstander van je project? Hoeveel invloed heeft deze persoon op jouw project?
 

1. Inventariseer alle verwachtingen die Stakeholders hebben.
2. Definieer deze verwachtingen in acceptabele termen.
3. Vertaal deze verwachtingen in meetbare eenheden, zodat je de effectiviteit van Stakeholder Management kan meten.
4. Categoriseer de Stakeholder verwachtingen naar:
   • Doelstellingen ten aanzien van het project (high level en operationeel)
   • Kritische Succesfactoren
   • Requirements
5. Waarborg dat de verwachtingen van Stakeholders kunnen worden gemanaged en opgevolgd.
6. Leg de Baseline vast van de Stakeholder verwachtingen.

 
In dit artikel heb ik een uitgebreid stappenplan beschreven hoe je het beste een stakeholdersanalyse kan uitvoeren.