1

Hoe dring je tot iemand door? Hint: niet met een hamer!

 
Iedere projectmanager krijgt er wel eens mee te maken: je hebt één van je projectmedewerkers een opdracht gegeven en het resultaat is niet wat je ervan had verwacht. Hoe ga je hier mee om? Herhaal je de opdracht en verzoek je de betreffende projectmedewerker met klem om het nu wél goed te doen en asap? Dit is waarschijnlijk wel zoals het meestal gaat. Logisch: want we hebben het allemaal te druk om hier veel aandacht aan te besteden en we hopen er nu snel van af te zijn. En dan? Dan blijkt de week erop tijdens de statusmeeting dat de betreffende man wél iets anders heeft opgeleverd, maar nog steeds niet wat je eigenlijk vroeg. En nu dan?
 
Nog een keer de opdracht op dezelfde wijze verstrekken zou zinloos zijn. Immers: als je dingen blijft doen zoals je ze altijd al deed, blijf je ook de resultaten krijgen die je altijd al kreeg! Dus het moet anders! Maar hoe?
 
 

 
 
Ik moet heel eerlijk bekennen dat mij dit soort dingen vaak „overkwam”. Vanuit een stuk eigenwijzigheid, die ik nu eenmaal in me heb, ging ik er altijd van uit dat mensen hun verantwoordelijkheid moeten nemen en zaken goed op moeten pakken. Natuurlijk had ik daar dan alleen mezelf mee, want het leverde me niet het resultaat waar ik op zat te wachten. Zo overkwam het me een keer dat ik tot drie keer toe een medewerker in mijn project had gevraagd om een overzicht op te leveren van alle processen die een bepaald organisatie onderdeel raakten. Ik dacht steeds dat ik duidelijk was geweest hoe ik het precies wilde hebben, maar kennelijk toch niet, want ik kreeg steeds iets anders, maar nooit wat ik precies nodig had. Ik ben toen met de betreffende projectmedewerker gaan samenzitten en we hebben een goed gesprek gehad.
 
Allereerst wilde ik weten wat hij er zelf van vond en liet ik hem uitleggen waarom hij tot het betreffende resultaat was gekomen. Toen het me vervolgens duidelijk werd welke kwaliteitscriteria hij hanteerde, wist ik meteen waardoor ik niet had gekregen waarom ik had gevraagd. Ik heb hem toen uitgelegd welke kwaliteitscriteria ik belangrijk vond en vooral waarom ik ze belangrijk vond, namelijk vanwege het grotere belang dat er achter zat. Omdat ik had verzuimd van tevoren uit te leggen waarom zijn opdracht belangrijk was en aan welke criteria dit precies moest voldoen, was het voor de betreffende man natuurlijk ook lastig om hier precies aan te voldoen.
 
Afijn … lesje geleerd en sindsdien let ik er op dat ik mensen aan wie ik een opdracht geef, niet alleen vertel wat de opdracht is, maar vooral waarom deze opdracht belangrijk is en wat er daarna mee gaat gebeuren. Want tenslotte is bijna ieder product weer een tussenproduct voor iets anders …
 
Dit geldt natuurlijk ook voor jou als projectmanager. Als een projectmedewerker zich anders gedraagt dan wenselijk is, blijf dan niet de boodschap op steeds dezelfde manier herhalen. Vraag juist waarom iemand iets op een bepaalde manier doet en leg dan daarna uit waarom jij het graag anders wilt. Flexibiliteit en goed afstemmen op je Stakeholders zijn wat dat betreft belangrijke leiderschapskwaliteiten voor een projectmanager.
 
 
Ik ben benieuwd hoe jij projectmedewerkers motiveert en tot ze doordringt. Laat het me alsjeblieft weten door hieronder een reactie in het commentaarveld te plaatsen.
 
Op jouw Projectsucces!
 
Harry
 
P.S. Deel dit artikel met je Facebook vrienden en -fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en Google+ circles via de share knoppen hieronder, zodat ook de mensen in jouw netwerk kunnen profiteren.