4

6 tips om je Stakeholders mee te laten watertanden

Het managen van Stakeholders is één van de belangrijkste taken van de Project Manager, zo niet dé belangrijkste. Het is in feite één van de belangrijkste leiderschapskwaliteiten die een Projectmanager kan bezitten. Maar Stakeholders hebben per definitie verschillende belangen; soms zelfs tegengestelde belangen. Aan jouw de taak om die allemaal in het gareel te houden. Eén van de bekendste goeroes op het gebied van Beïnvloedingsvaardigheden is Robert Cialdini. Hij geeft 6 belangrijke tips, waar wij projectmanagers veel aan kunnen hebben.

Maar eerst iets anders …
 
 

 
 
Wat heeft het kaasvak bij Albert Heijn hier mee te maken?
 

1. Wederkerigheid

 
Wederkerigheid, of zoals wij Nederlanders zeggen “voor wat, hoort wat” betekent dat als je iets voor anderen doet, ze dan ook bereid zijn wat voor jou terug te doen. Als je bijvoorbeeld in een restaurant gaat eten en je krijgt de rekening gepresenteerd en daar zit een pepermuntje bij; beïnvloed dat dan de hoogte van de fooi die je geeft? Ja dus! Onderzoek heeft aangetoond dat je dan gemiddeld 3% meer fooi geeft. En als er nu 2 pepermuntjes bij liggen? Dan geven mensen 14% meer fooi! Maar nu komt het … als de ober na 1 pepermuntje te hebben gegeven wegloopt, halverwege omkeert en dan zegt “Omdat jullie zulke aardige mensen zijn, krijgen jullie een extra pepermuntje” … dan geven mensen 23% meer fooi. Dus niet door wat ze weggeven, maar hoe ze het weggeven.

Vuistregel: wees de eerste die iets weggeeft en maak het liefst zo persoonlijk mogelijk

Welk pepermuntje geef jij je stakeholders? In de jaren negentig toen de projectbudgetten nog een stuk ruimer waren dan tegenwoordig, lieten we altijd gadgets maken met het logo van het project erop. Een leuke weggever! In de huidige economie is een gratis e-book waarschijnlijk beter op zijn plaats.
 

2. Commitment en consistentie

 
In plaats van een stakeholder in één keer van A naar Z te willen bewegen, kan je dit misschien ook met kleine tussenstapjes doen. Dus eerst van A naar B bijvoorbeeld. Dit is waarschijnlijk een heel kleine commitment, die voor de bewuste stakeholder heel gemakkelijk te zetten is. Het mooie is, dat op het moment dat hij zich hier aan gecommitteerd heeft, de stap van B naar C ook mogelijk wordt. En omdat mensen van nature graag consistent willen zijn, zullen ze dan ook al snel door willen gaan op de ingeslagen weg.

Zo had ik bijvoorbeeld testresources nodig voor een groot softwareproject. Maar ja, de operationele managers zaten natuurlijk met een onderbezetting. Toen heb ik gevraag of ik ze dan in plaats van een hele dag slechts twee uurtjes mocht hebben in de ochtend. Dat was prima. In de loop van de week ben ik toen weer eens langsgelopen en meldde dat het toch meer werk was dan verwacht. Of het niet mogelijk was om de mensen toch een paar uurtjes langer te laten testen per dag. En wat denk je?
 

3. Sociale bewijskracht

 
Mensen kijken in het algemeen graag naar de wat anderen doen, voor dat ze een besluit nemen. Als er eenmaal één schaap over de dam is, volgen er meer. Dus toen ik medewerking van een manager zijn team nodig had en ik kon hem melden dat zijn collega managers ook al hadden toegezegd, was de kans dat ze Nee zou zeggen ineens veel kleiner geworden.
 

4. Sympathie

 
We zijn meer geneigd Ja te zeggen, tegen mensen die we aardig vinden. In het algemeen vinden we mensen aardig die

• hetzelfde zijn als ons
• ons een complimentje geven
• met ons samenwerken aan een gezamenlijk doel

Als je aan het begin van een vergadering eerst iedereen wat persoonlijke dingen laat uitwisselen, is de kans groter dat er tijdens de vergadering beslissingen genomen worden waar iedereen het mee eens is.

Zoals we bij NLP altijd zeggen: “Met Rapport bereik je alles; zonder Rapport bereik je niets!” Oftewel: zorg dat anderen je mogen, dan bereik je veel meer.
 

5. Autoriteit

 
Mensen volgen van nature geloofwaardige experts met kennis van zaken. Het is daarom belangrijk om te laten zie dat je een expert bent, zodat je boodschap geloofwaardiger overkomt.  Nu breng je als projectmanager natuurlijk ook vaak de boodschap van anderen over het voetlicht. Ook dan is het weer belangrijk om eerst hun autoriteit aan te tonen, zodat de boodschap makkelijker ontvangen wordt. Of als je één van de materie deskundigen meeneemt naar een stuurgroep vergadering om een bepaald agendapunt te ondersteunen, introduceer haar dan met de mededeling “Ik geef nu Sandra het woord, die meer dan 10 jaar ervaring heeft in haar vakgebied.” Onderzoek heeft aangetoond dat Sandra in dat geval veel geloofwaardiger overkomt.

Als je voor een project een bepaalde aanpak voor ogen hebt en je stuit op weerstand, dan kan dat komen omdat mensen denken dat dit iets is dat jij hebt bedacht. Maar als het nu toevallig een Prince2 aanpak is, dan zal de kans op steun veel groter zijn. “Volgens Prince2 is dit de beste aanpak …”

Een andere variant is zeggen dat de directeur het ook heel belangrijk vindt. Daar moet je wel gepast mee omgaan, want ik heb collega’s gehad, die om de haverklap refereerden aan uitspraken die de directeur zogenaamd gedaan zou hebben, maar dan is het natuurlijk niet geloofwaardig meer.
 

6. Schaarste

 
Met schaarste (met name resources en tijd) hebben we als project manager natuurlijk sowieso al dagelijks te maken, maar in dit geval gaat het om het bewust creëren van schaarste om je stakeholder te bewegen in actie te komen.

Vuistregel: hoe minder er van iets is, hoe meer we het willen

Als je een beslissing nodig hebt van je stuurgroep en het ziet er naar uit dat ze niet tot een beslissing kunnen komen, kun je dit bijvoorbeeld toch forceren door aan te geven dat als er vandaag geen besluit valt, dit consequenties heeft voor de deadline van het project.
 

De kracht zit hem in de combinatie

 
Hoe meer invloedsstijlen je tegelijkertijd kan combineren, hoe krachtiger het effect van de beïnvloeding.

In het Kaasvak van Albert Heijn combineren ze diverse invloedsstijlen:

• Wederkerigheid: AH doet wat voor jou (kaas weggeven), dus doe jij ook wat voor AH (iets extra’s kopen)
• Commitment en Consistentie: door dat stukje kaas te pakken en te eten, heb je alvast een klein stapje gezet in het consumeren van AH producten. Dat schept een verplichting. En waarom zou je dan ook niet alvast dat volgende stapje zetten?
• Sociale bewijskracht: je buurman of buurvrouw voor en achter je pakken ook dat stukje kaas, dus waarom zou jij het niet doen?
• Sympathie: toch wel aardig van AH dat ze ons trakteren, niet?
• Schaarste: je ziet dat het schaaltje met kaas niet oneindig groot is, dus moet je er wel snel bij zijn, vóór het laatste stukje op is. En omdat we zo geprogrammeerd zijn dat als er minder beschikbaar is, we juist méér willen, kopen we dus extra (kaas).

 

Maar let op! Jij kan dit ook!

 

Als je in een volgende Stuurgroep vergadering iets belangrijks wilt bespreken, wat je zeker goed onder de aandacht wilt brengen, kun je bijvoorbeeld de highlights uitwerken op 1 A4’tje, uitprinten en bij binnenkomst meteen uitdelen aan iedereen. Wat je dan doet is, je creëert …

• Wederkerigheid: jij geeft letterlijk iets aan de anderen, dus voelen ze ook de behoefte om jou iets terug te geven
• Commitment en Consistentie: omdat mensen van nature nieuwsgierig zijn, pakken ze jouw A4’tje toch even beet en scannen het snel. En tja, als je dan toch al je aandacht aan jouw voorstel gegeven hebt, waarom dan niet meteen de volgende stap zetten en het ook meteen maar bespreken?

 
Plaats alsjeblieft jouw manier om stakeholders te beïnvloeden in het commentaarveld hieronder.
 
Op jouw Projectsucces!
 
Harry
 
P.S. Deel dit artikel met je Facebook vrienden en -fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en Google+ circles via de share knoppen hieronder, zodat ook de mensen in jouw netwerk kunnen profiteren.