5

Zijn Statusrapporten nu écht zinloos?

Statusrapporten, wie kent ze niet?

Volgens alle projectmanagement methodieken moet je ze schrijven. En meestal doen we dat als brave projectmanagers ook. Maar worden ze eigenlijk wel geopend? En als ze geopend worden, worden ze dan wel gelezen? En wat is daar dan het effect van?
 
 

 
 
 
 

 
 
Ik ben benieuwd of er projectmanagers zijn die het effect van hun statusrapporten meten?! Want wees nu eerlijk: als ze niet gelezen worden, wat heeft het dan voor zin?

Ik heb zelf ook jarenlang statusrapporten geschreven. Soms wekelijks, soms twee-wekelijks. En om eerlijk te zijn; nee ik geloof niet dat ze nu heel veel effect sorteerden. In heel enkele gevallen kreeg ik er wel eens opmerkingen over. Maar meestal stierven ze een stille dood. Wat jammer!

Maar het kan ook anders! Want statusrapporten kunnen een hele krachtige tool zijn waarmee de project manager informatie kan doorgeven aan grote groepen stakeholders van zijn project. Sterker nog: het getuigt juist van leiderschapskwaliteiten om verantwoording af te leggen van je projecten op een pro-actieve manier. Daarnaast kan hij laten zien waar het project (voor) staat en welke beslissingen genomen zijn. Er zou zelfs een “Call to Action” aangekoppeld kunnen worden.

Hier moet je als projectmanager dan natuurlijk wel wat voor doen:

1. Ten eerste moet je aan het begin van je project goed nadenken over wat je met de statusrapporten wilt bereiken, wie je wilt bereiken en wat je wilt dat ze ermee gaan doen. Dit is belangrijk! Dus definieer je doelgroepen en vraag je zelf af wat ze willen weten over jouw project. Dit moet je natuurlijk ook verifiëren bij je doelgroep.
2. Als je dan je status rapport schrijft, doe dit dan kort en krachtig. Dit vergroot de kans dat het wordt gelezen.
3. Het helpt als je gebruik maakt van bestaande templates. Niet alleen ben je dan zelf sneller klaar, maar je lezers herkennen dit en je helpt ze dan om jouw statusrapport makkelijker te lezen en interpreteren.
4. Valideer altijd de inhoud van je statusrapport. Er mogen uiteraard geen onwaarheden of fouten in staan.
5. Check regelmatig bij je stakeholders of ze je statusrapport lezen en of dit voor hen van waarde is. Gebruik deze feedback zonodig om je statusrapport aan te passen.

Samengevat:

• Wees Consistent
• Wees Relevant
• Wees Betrouwbaar

En dan bereik je in elk geval dat

• jouw tijd geen verloren tijd is
• jouw stakeholders goed geïnformeerd zijn en blijven
• jouw project soepeler tot een goed eind komt

 
 
Plaats alsjeblieft jouw manier om met Statusrapporten om te gaan hieronder in het commentaarveld.
 
Op jouw Projectsucces!
 
Harry
 
P.S. Deel dit artikel met je Facebook vrienden en -fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en Google+ circles via de share knoppen hieronder, zodat ook de mensen in jouw netwerk kunnen profiteren.