Pragmatisch betekenis en praktijk voor de gestructureerde project manager

Pragmatisch is een woord dat te pas en te onpas wordt gebruikt. “We moeten het pragmatisch houden”, “Hou het vooral pragmatisch”, “Is het wel pragmatisch?” Maar wat betekent pragmatisch nu eigenlijk?
 
Pragmatisch betekenis en praktijk voor de gestructureerde project manager leert jou hoe je de balans tussen pragmatisch en gestructureerd werken houdt. Zowel pragmatisch werken als gestructureerd werken hebben namelijk hun voor- en nadelen. De kunst is, zoals altijd, om de juiste balans te vinden. Leer in dit artikel hoe:
 
 

30 nlp tips e-book

GRATIS E-book met 30 NLP Tips

Leer hoe je als Project Manager met behulp van NLP beter wordt in Stakeholder Management en méér Invloed krijgt.

80 pagina's boordevol NLP tips!

 
 
Maar pak het wel pragmatisch aan!

 
Pragmatisch is een woord dat soms een zekere allergie kan oproepen. Zeker bij projectmanagers die meestal volgens gestandaardiseerde projectmanagement methodieken werken zoals Prince2 of PMP. Toch hoeft een pragmatische projectaanpak niet slecht te zijn. Sterker nog: in feite is het het juist in lijn met methodieken als Prince2 en PMP. Tenslotte prediken beide methodieken dat de projectmanagement aanpak altijd op maat moet worden gemaakt voor het onderhavige project. Pragmatische aanpak dus!!
 
Nu wordt het woord pragmatisch vaak misbruikt in de praktijk. Waardoor het een soort hatseflats mentaliteit krijgt. “Langs de plinten werken” wordt het ook wel genoemd. Even snel er iets door heen krijgen. Dus ja, ik snap best dat pragmatisch daarmee een bepaalde negatieve klank heeft gekregen in vergelijking tot gestructureerd werken.
Dit is uiteraard geen vrijbrief altijd alles pragmatisch aan te pakken, alleen vanwege het pragmatische aanpakken an sich. Tenslotte heb je bij alle projecten te maken met een hoeveelheid van Stakeholders en belangen, die je meestal alleen op elkaar aangesloten krijgt en houdt door gestructureerd te werken en te communiceren.
 
 

Pragmatisch werken tegenovergesteld aan projectmatig werken?

 
Ja en Nee. Ja, omdat in de praktijk pragmatisch werken inhoudt dat mensen improviserend te werk gaan op basis van wat ze inschatten wat op dat moment nodig is. Terwijl projectmatig werken juist gaat om zaken gestructureerd en gepland aan te pakken. Een huis, brug of systeem bouwen, zou dus ook niet kunnen op een puur pragmatische wijze. Nee, omdat een projectmatige aanpak best pragmatisch kan zijn. Mits er vantevoren goed over nagedacht is. Pragmatisch betekent namelijk vooral dat de aanpak is afgestemd op de realiteit. Op dat wat nodig. Een pragmatische aanpak wil niet per definitie zeggen, dat je niets vast hoeft te leggen en zomaar wat mag doen. In dat opzicht gaan pragmatisch werken en projectmatig werken dus wel degelijk samen.
 
Een pragmatische projectaanpak zou je kunnen vergelijken met zeilen op zee. Je moet continu alert blijven op de stroming van het water, de wind en andere invloeden en je koers daarop aanpassen. Doe je dat niet dan kom je nooit op tijd op de plaats van bestemming. Ijzerenheinig vasthouden aan een eenmaal ingezette koers is geen optie. Continu afstemmen op de realiteit en aanpassen, brengt je het snelste en gemakkelijkste waar je wezen wilt.
Wat voor zee zeilen perfect werkt, zou echter nooit werken voor het bouwen en lanceren van een raket. Daar heb je een uiterst gestructureerde projectmatige aanpak voor nodig. Omdat de hoeveelheid bewegende doelen die op elkaar afgestemd moeten worden te groot is en daarmee de risico’s ook te groot zijn. Bovendien is het bouwen en lanceren van een raket een project, waarbij geen risico’s genomen mogen worden.
 
Een pragmatische projectaanpak is dus te preferen als je flexibel en wendbaar wilt zijn. Omdat de omgeving dat van je vraagt. En op het moment dat risico’s niet uitgesloten hoeven te worden en het aantal bewegende doelen dat op elkaar afgestemd moeten worden gering is. Anders is een projectmatige aanpak te prefereren.
 
 

Is een pragmatische benadering per definitie fout?

 
Nee uiteraard niet, want er zijn veel situaties te bedenken waarop een pragmatische aanpak zelfs de enig juiste aanpak is. Bijvoorbeeld bij een crisis of bij onverwachte zaken. Dus altijd op momenten waarop de “normale” aanpak niet meer werkt. In dat opzicht vullen pragmatisch werken en projectmatig werken elkaar heel goed aan. Sterker nog: ieder project heeft genoeg momenten waarop een pragmatische benadering noodzakelijk is.
 
 

Allergie voor het woord “pragmatisch”

 
Als jij, net zoals ik, een ervaren project manager bent, heb je waarschijnlijk ook een allergie opgebouwd tegen het woord pragmatisch. Tenslotte weet je uit ervaring dat je een project gestructureerd en gedegen moet opbouwen en uitvoeren. En al die mensen die dan in dat verband het woord pragmatisch in de mond nemen, hebben het overzicht niet van wat er allemaal nodig is. Die denken er vaak te gemakkelijk over en zien de risico’s niet. Tegeljkertijd kan dit ook een beroepsdeformatie zijn en denken we vaak te moeilijk. En dan kan het best verhelderend zijn, om eens met iemand te praten die zonder enige kennis van zaken zegt: “dat moet je gewoon pragmatisch aanpakken joh!”
 
 

Wanneer wél een pragmatische projectaanpak en wanneer juist niet?

 
De pragmatische projectaanpak wordt vaak verkeerd gekozen als er om wille van snelheid en tijdsdruk, maar gekozen wordt om “gewoon te gaan beginnen.” Dus zonder eerst na te denken over wat de beste aanpak is, en zonder een goede planning, taakverdeling en rolverdeling. Dit is jammer. Want als een kip zonder kop aan de slag gaan, heeft nog nooit een goed project afgeleverd. Zelfs in situaties van crisis, helpt het enorm om, al is het maar vijf minuten, even met zijn allen na te denken over de rolverdeling en de aanpak.
Maar als je in de uitvoering van het project zaken tegen komt die een aanpassing op het plan vereisen, moet je natuurlijk niet ijzerenheinig vast blijven houden aan het oorspronkelijke plan. Dat zijn juist de moment dat enig pragmatisme gewenst is. De pragmatische projectaanpak gedijt dus uitstekend als onderdeel van de projectmatige manier van werken.
 
Een andere reden waarom vaak gevraagd wordt voor een pragmatische aanpak, is wanneer je te maken hebt met een opdrachtgever die allergisch is voor bureaucratie of voor al te veel documentatie. De truc is dan om de standaard projectmethodiek pragmatisch aan te passen aan de situatie en naadloos te laten aansluiten op wat de organisatie nodig heeft en wat de opdrachtgever van je vraagt. Dit is soms even puzzelen, soms “even slikken” en soms ook onderhandelen met je opdrachtgever over wat beslist wél en niet nodig is in je projectaanpak.
 
 

Pragmatische projectaanpak en de Agile manier van werken

 
We leven in een snelle samenleving waarin mensen zich steeds minder goed kunnen concentreren. Voor langere tijd aan één taak werken, lijkt bijna onmogelijk voor de meeste mensen. Daardoor worden mensen ook steeds ongeduldiger. En omdat Opdrachtgevers net mensen zijn, zijn die dus ook vaak ongeduldig. En omdat ze ook vaak het overzicht niet hebben van wat er allemaal nodig is, kunnen ze dus ook geen begrip opbrengen als jij als project manager aangeeft dat zaken nu eenmaal niet zo snel gaan. En dat je een project goed moet aanpakken. Daarom is de afgelopen tien jaar de Agilie manier van werken bedacht: in korte slagen snelle resultaten laten zien aan klanten en Opdrachtgevers. Randvoorwaarde hiervoor is natuurlijk wel dat je jouw project op moet kunnen delen in kort-cyclische resultaten. Iets wat bijvoorbeeld met name bij web-development mogelijk is. Even snel een button aanpassen: snel zichtbaar resultaat! Op deze manier hebben Opdrachtgevers en klanten het gevoel dat je pragmatisch ingesteld bent en je jouw projecten op pragmatische wijze aanpakt. Tegelijkertijd werk je toch op gestructureerde en projectmatige wijze aan je project. De Agile manier van werken laat pragmatisch werken en gestructureerd werken dus prima combineren!
 
 

Pragmatisch betekenis: Leef jij principieel of pragmatisch?

 
De truc is om de aanpak te kiezen die het beste past bij de situatie. Dus als een situatie vraagt om een pragmatische aanpak, dan doe je dat. Vraagt de situatie echter om een projectmatige aanpak dan is dat de weg die je kiest.
 
 

30 nlp tips e-book

GRATIS E-book met 30 NLP Tips

Leer hoe je als Project Manager met behulp van NLP beter wordt in Stakeholder Management en méér Invloed krijgt.

80 pagina's boordevol NLP tips!

 
 

Harry Heijligers
 

Ik leer Project Managers hoe ze hun mensenkennis kunnen vergroten, zodat ze met meer plezier succesvoller hun projecten doen. Tenslotte doen we projecten altijd mét mensen en vóór mensen. Dus iedere verbetering in je mensenkennis werkt als een succeshefboom op jouw projectsucces! NLP biedt hiervoor simpele en praktische tools die ik speciaal op maat gemaakt heb voor Project Managers.

>